Política de Tratamiento
de la Información

1. Responsable del tratamiento

1.1. El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio y de la aplicación del participante es Bio Race Colombia S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901591250-8.

• Domicilio: Carrera 54A # 22 - 31, Medellín, Antioquia, Colombia
• Correo de contacto para datos personales: biorace.colombia@gmail.com Cuando el dominio quede en nuestras manos, este canal pasa a datos@biorace.co: un correo corporativo sobrevive a un cambio de persona, una cuenta de Gmail no.
• Teléfono: +57 313 707 6170
• Área responsable: Dirección general de Bio Race Colombia S.A.S. atiende consultas y reclamos por el correo indicado.

1.2. Esta política aplica a toda la información personal que Bio Race Colombia S.A.S. recolecte, almacene, use, circule o suprima en desarrollo del evento Bio Race — Episodio I: El Vuelo del Colibrí y de los eventos que lo sucedan.

2. Marco legal y definiciones

2.1. Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 y de las demás normas que las modifiquen o reglamenten.

2.2. Para efectos de esta política:

• Titular: la persona cuyos datos se tratan — el participante, su acompañante, el contacto de emergencia o el visitante del sitio.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable. En este caso, principalmente Multitech Cloud Latam, que opera la plataforma tecnológica.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

3. Qué datos recogemos

3.1. De identificación y contacto: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo, ciudad, teléfono celular y correo electrónico.

3.2. De la competencia: categoría, subcategoría, número de dorsal, nombre y contacto de la pareja, club o equipo, talla de camiseta, tiempos, tiempos parciales y resultados.

3.3. De salud y emergencia: EPS o aseguradora, grupo sanguíneo y RH, alergias, condiciones médicas relevantes, medicamentos y nombre y teléfono del contacto de emergencia.

3.4. De ubicación: las coordenadas geográficas registradas por la aplicación del participante durante la competencia, con fecha, hora, altitud y precisión. La aplicación registra la ubicación únicamente mientras el modo carrera esté activo, y el participante lo activa de forma voluntaria.

3.5. De imagen: fotografías y video capturados durante el evento.

3.6. De pago: Bio Race no almacena números de tarjeta ni claves bancarias. El pago se procesa directamente en la pasarela Wompi, y Bio Race solo conserva el estado de la transacción, su referencia y su valor.

4. Para qué los usamos

• Gestionar la inscripción, verificar el pago y entregar el kit de competencia.
• Organizar la logística: categorías, largadas, dorsales, avituallamiento y transporte.
• Velar por la seguridad del participante durante la carrera: seguimiento de posición, detección de inmovilidad prolongada, atención de la señal de auxilio y coordinación con los organismos de socorro.
• Elaborar resultados, clasificaciones y certificados de participación.
• Tramitar la póliza y, si llega a ocurrir, atender una reclamación ante la aseguradora.
• Enviar comunicaciones operativas del evento: confirmaciones, recordatorios, instrucciones y cambios de última hora.
• Enviar información sobre ediciones futuras y sobre otras actividades de Bio Race. Esta finalidad es comercial y debe autorizarse por separado, con una casilla independiente que el titular pueda no marcar.
• Difundir el evento con fotografías y video en el sitio web y en redes sociales, en los términos de la autorización de imagen.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

4.1. Los datos no se venden, arriendan ni ceden a terceros con fines publicitarios.

5. Datos sensibles

5.1. Los datos de salud descritos en el numeral 3.3 son datos sensibles conforme a la Ley 1581 de 2012.

5.2. Por tratarse de datos sensibles, el titular no está obligado a autorizar su tratamiento. Sin embargo, Bio Race advierte que se trata de una competencia de aventura en terreno de montaña y que estos datos son necesarios para poder prestar atención médica oportuna. Si el titular decide no suministrarlos, Bio Race podrá abstenerse de aceptar la inscripción por razones de seguridad.

5.3. Los datos de salud se conservan con acceso restringido al personal médico y al coordinador de seguridad del evento, y no se publican nunca.

5.4. Los datos de ubicación se tratan con especial cuidado: durante la carrera solo son visibles para la organización, y el propio participante no puede consultarlos en tiempo real, para preservar la equidad deportiva. Terminada la competencia, el participante puede ver y descargar su propio recorrido.

6. Menores de edad

6.1. La categoría Exploradores admite participantes desde los 5 años. El tratamiento de sus datos solo procede con la autorización previa del padre, la madre o el representante legal, y responde al interés superior del niño, niña o adolescente.

6.2. La inscripción de un menor la realiza siempre un adulto responsable, quien declara tener la facultad legal para autorizar el tratamiento de esos datos.

6.3. Propuesta: no publicar el nombre completo de los menores en resultados ni etiquetarlos en redes sociales. Publicar nombre y primera letra del apellido. Es una práctica sana y evita problemas; queda a decisión de ustedes.

7. Quién más accede a los datos

7.1. Bio Race comparte datos, únicamente en lo necesario, con:

• Multitech Cloud Latam — encargado del tratamiento; opera la plataforma de inscripciones, la aplicación del participante y el back office.
• Wompi — procesamiento del pago.
• La aseguradora que expide la póliza del evento. Falta nombrarla.
• Organismos de socorro y entidades de salud, cuando sea necesario para atender una emergencia.
• Autoridades, cuando medie requerimiento legal.

7.2. La infraestructura tecnológica se aloja en centros de datos de Microsoft Azure, lo que puede implicar transferencia internacional de datos. El titular autoriza expresamente esta transferencia al aceptar la presente política.

7.3. Los encargados están obligados contractualmente a usar los datos solo para las finalidades de esta política y a devolverlos o suprimirlos al terminar la relación.

8. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder gratuitamente a sus datos.

8.1. La revocatoria de la autorización de datos de salud o de ubicación antes de la carrera implica que el participante no podrá tomar la largada, por razones de seguridad.

9. Cómo ejercer esos derechos

9.1. Las consultas y reclamos se radican al correo datos@biorace.co o al WhatsApp +57 313 707 6170, indicando nombre, documento y la solicitud concreta.

9.2. Consultas: se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible, se informa al titular y se atiende dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

9.3. Reclamos: se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más previo aviso al titular. Si el reclamo está incompleto, se solicita completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos meses sin respuesta, se entiende desistido.

9.4. Mientras un reclamo esté en trámite, el dato se marca con la leyenda «reclamo en trámite».

10. Seguridad de la información

10.1. Bio Race y su encargado adoptan medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos: transmisión cifrada (HTTPS), control de acceso por rol, respaldo periódico y registro de auditoría.

10.2. Los datos se conservan mientras exista la finalidad que justificó su recolección y, en todo caso, por el término que impongan las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables.

10.3. Ante un incidente que comprometa datos personales, Bio Race lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio e informará a los titulares afectados.

11. Vigencia

11.1. Esta política rige a partir del fecha de publicación — falta y sustituye cualquier versión anterior.

11.2. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras Bio Race Colombia S.A.S. desarrolle su objeto social y sea necesario conservarlas.

11.3. Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares por correo electrónico antes de su entrada en vigencia.

Lo que falta para publicarla

1. Dirección física y ciudad de Bio Race Colombia S.A.S.
2. Correo de contacto para datos y persona responsable de atender consultas.
3. Nombre de la aseguradora.
4. Decisión sobre el numeral 5.2 (si no autorizar datos de salud impide inscribirse).
5. Decisión sobre el numeral 6.3 (nombres de menores en resultados).
6. Revisión de su abogado y fecha de publicación.

Borrador preparado por Multitech Cloud Latam como insumo de trabajo. No constituye asesoría jurídica.
Bio Race Colombia S.A.S. · NIT 901591250-8 · Támesis, Antioquia